全国妇联档案管理工作细则

　柳 州 市 妇 女 联 合 会

　柳妇通〔2013〕45号

　柳州市妇女联合会

　关于印发档案管理工作制度的通知

　各部室：

　为更好地贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理条例》，不断提高市妇联机关档案管理水平，加强机关档案管理的制度化、规范化和标准化建设，使档案工作更好地为机关工作服务。现结合本机关实际，经党组研究同意，重新修订了《柳州市妇女联合会档案管理工作制度》，现予印发，望遵照执行。

　 柳州市妇女联合会

　 2013年

　柳州市妇女联合会档案管理工作制度

　为加强机关档案的管理、收集和整理工作，提高档案的科学管理利用水平，维护档案的完整与安全，更好地为机关工作服务，为妇女工作积累史料，根据《中华人民共和国档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》，结合市妇联机关工作实际，制定本制度。

　第一条 本管理制度所称档案是指市妇联履行职能工作中形成的具有保存价值的文件、材料、录音、录像、光盘、照片、底片、磁带、磁盘、图表、实物等载体形式。

　第二条 市妇联机关档案实行集中统一管理，保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。档案室具体负责机关文书档案的整理归档；其他部室在档案室指导下，具体负责本部室工作业务档案的整理归档。

　第三条 各部室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的档案资料收集齐全、完整，根据资料的形成规律和有机联系，区分不同价值，准确地划定保管期限，科学整理预归成卷，并于每年5月31日以前，将保管期限为永久或30年的档案资料（保管期限为10年的档案资料由各部室保存），经部室负责人审核，分管领导签字核准后向档案室移交；档案室对各部室不完整的归档档案予以退回重整，并通报档案归档情况，确保市妇联机关档案资料的完整性。

　第四条 文书档案以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。应将每份文件的正件和附件、印件与定稿，请示与批复，转发文与被转发文，原件与复制件，来文与复文分别放在一起，不得分开。卷内文件按内容、时间排列；密不可分的文件材料应依序排列，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正文在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。

　第五条 机关档案管理人员要认真做好档案的登记、统计、整理、立卷、分类和排列工作，做到立卷规范、分类明确、排列整齐，并按规定向市档案局（馆）移交进馆档案。

　第六条 市妇联机关档案室保存的档案主要供本系统和上级主管机关使用，不属于开放范围，无关人员不准随意翻阅档案资料。

　第七条 借阅档案要严格遵守登记、签字和归还手续，严格执行保密规定；凡借阅的案卷务必保持完好整洁，不得随意折叠和在档案上涂抹、画杠、修改、撕页等；档案室每季度清理一次档案，及时催还借阅档案。

　第八条 市妇联机关工作人员查阅一般业务性档案，可直接到档案室联系查阅；查阅具有保密等级的档案资料，须经市妇联办公室负责人或分管领导批准后方可查阅。

　第九条 市妇联机关档案室一般不对外单位提供利用档案，确需利用档案者，必须持本单位介绍信，并注明利用者的身份、查档内容、利用目的等要素，经市妇联主管领导批准后方可查阅。

　第十条 查阅档案一般应在档案室内进行，不准私自将档案带出档案室；确因工作需要外带，须经市妇联办公室负责人或分管领导批准，但应于一周内及时归还档案室；外单位一律不能借出原件。

　第十一条 确因工作需要摘抄复印具有保密等级的档案资料，须经分管领导批准后方可摘抄复印，并视同原件一样严格

　管理，履行登记、清退、销毁等手续。

　第十二条 凡借出或查阅的档案资料须有专人负责，妥善管理，杜绝失泄密事件发生。

　第十三条 机关干部遇工作调动、人事变动等情况，应认真做好档案资料的整理及移交工作。

　第十四条 市妇联机关需销毁的档案资料，必须认真执行档案鉴定销毁有关规定，并逐一登记造册，经会机关档案鉴定工作领导小组审核签字后，由档案室统一销毁，机关各部室不得自行销毁档案资料。

　第十五条 机关档案管理人员要认真做好档案室的防水、防盗、防火、防鼠、防光、防电、防潮、防虫、防尘、防高温等工作；严禁在档案室会客、闲谈、吸烟以及存放易燃、易爆等危险品；要按时查看档案室，发现问题及时处理，保证档案资料绝对安全。

　第十六条 其它未尽事宜，按《中华人民共和国档案法》等有关档案管理法律法规执行。

　第十七条 本制度自发布之日起施行。

　附件：1.柳州市妇女联合会不归档的文件材料范围

　2.柳州市妇女联合会机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表

　3.柳州市妇女联合会档案交接登记表

　4.柳州市妇女联合会档案查询（借阅）申请表

　5.柳州市妇女联合会档案查询（借阅）登记表

　6.柳州市妇女联合会档案利用效果登记表

　7.柳州市妇女联合会档案销毁清册

　附件1

　柳州市妇女联合会不归档的文件材料范围

　1.上级机关的文件材料

　1.1普发性不需要本单位办理的文件材料；

　1.2任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料；

　1.3供工作参考的抄件。

　2.本单位文件材料

　2.1重份文件；

　2.2无查考利用价值的事务性、临时性文件；

　2.3未经领导签发的文电稿，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；

　2.4无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录；

　2.5本单位内部互相抄送的文件材料；

　2.6本单位负责人兼任外单位职务形成的与单位无关的文件材料；

　2.7有关工作参考的文件材料。

　3.同级机关的文件材料

　3.1不需贯彻执行的文件材料；

　3.2不需办理的抄送文件材料。

　4.下级机关的文件材料

　4.1供参阅的简报、情况反映；

　4.2抄报或越级抄报的文件材料。

　附件2

　柳州市妇女联合会

　机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表

　1.办公室

　1.1 党群工作

　1.1.1本机关党组会议记录、纪要（永久）

　1.1.2本机关党组织简则、印信启用、换届选举的请示、批复、结果，党员名册、党团组织关系介绍信及存根，批准加入党组织等文件材料（永久）

　1.1.3本机关关于党的专项活动的报告、总结

　1.1.3.1重要的（永久）

　1.1.3.2一般的（10年）

　1.1.4本机关纪检监察工作中形成的综合性报告、调查材料

　1.4.1重要的（永久）

　1.4.2一般的（30年）

　1.1.5本机关关于党的工作的情况反映、工作简报（10年）

　1.1.6上级机关关于党的组织、纪检、监察、宣传、统战、信访工作的规定、通知等文件材料（10年

　1.2妇女代表大会的文件材料

　1.2.1请示、批复、通知、名册、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、简报等文件材料（永久）

　1.2.2重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

　1.2.3讨论未通过的文件（10年）

　1.3常执委会议、县区妇联主席会议文件材料

　1.3.1通知、名单、决议、决定、会议记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册等文件（永久）

　1.3.2讨论未通过的文件（10年）

　1.4本机关主席行政办公会议纪要、会议记录（永久）

　1.5 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

　1.5.1通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

　1.5.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

　1.6党委、政府（含两办）召开的属本机关主管业务的会议文件材料

　1.6.1通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

　1.6.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

　1.7机关联合召开会议的文件材料

　1.7.1本机关为主办的1.7.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

　1.7.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

　1.7.2本机关为协办的1.7.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制本或副本（30年）

　1.7.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制本或副本（10年）

　1.8自治区主管部门召开的工作会议文件材料（10年）

　1.9本机关职工学习会议记录（10年）

　1.10上级机关、上级领导检查、视察本地区（本机关主管业务有关）、本机关工作时形成的文件材料

　1.10.1省部级以上领导（永久）

　1.10.2涉及区域性、政策性、法规性的检查视察（永久）

　1.10.3检查视察中领导人发表了有重要指导意义的讲话（永久）

　1.10.4检查视察中解决了重大、疑难或历史遗留问题（永久）

　1.10.5省部级以下领导进行的常规性检查、视察形成的文件材料（30年）

　1.11文秘工作

　1.11.1本机关制定的规范性文件、中长期规划纲要（永久）

　1.11.2本机关综合性乐竞（中国）、总结、统计、调研等方面的文件材料

　1.11.2.1年度和年度以上的乐竞（中国）、总结、统计材料（永久)

　1.11.2.2年度以下的乐竞（中国）、总结、统计材料（10年)

　1.11.2.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）1.11.2.4一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

　1.11.3本机关编辑、编写的文件材料

　1.11.3.1大事记、组织沿革、年鉴等（永久）

　1.11.3.2编辑的反映主要职能活动的出版物

　1.11.3.2.1二次以上信息加工的或有书（刊）号的出版物定稿和样本（永久）

　1.11.3.2.2各种文件汇编、规章制度汇编、论文汇编等（30年）1.11.3.3简报、情况反映、工作信息等（10年)

　1.11.4本机关的请示与上级机关的批复、批示

　1.11.4.1重要的（永久）

　1.11.4.2一般的（30年）

　1.11.5下级机关报送的文件材料

　1.11.5.1重大问题的专题报告（30年）

　1.11.5.2年度和年度以上的计划、总结（10年)

　1.11.6本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件，专项业务文件的最后草稿（30年）

　1.11.7机关联合行文的文件材料

　1.11.7.1本机关为主办的1.11.7.1.1重要业务问题的（永久）

　1.11.7.1.2一般业务问题的（30年）

　1.11.7.2本机关为协办的

　1.11.7.2.1重要业务问题的（30年）

　1.11.7.2.2一般业务问题的（10年)

　1.11.8本机关承办的人大议案及答复、政协提案及办理结果（永久）

　1.11.9机关处理人民来信来访的文件材料

　1.11.9.1有领导重要批示和处理结果的（永久）

　1.11.9.2其他有处理结果的（30年）

　1.12 本机关事务管理

　1.12.1房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）

　1.12.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

　1.12.2.1重要的（永久）

　1.12.2.2一般的（10年)

　1.12.3机关财务预算（30年）

　1.12.4机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料（30年）

　1.12.5国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

　1.12.5.1机关房产、土地等价值高、使用年限长的（永久）

　1.12.5.2一般办公用品、设备的（10年)

　1.12.6职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永

　久）

　1.12.7职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）

　1.12.8接待工作的计划、方案

　1.12.8.1省部级以上领导的或接待大型代表团体的（30年）1.12.8.2一般的（10年)

　1.12.9本机关保卫部门的安全检查、调查记录（10年)

　1.12.10本机关有关文明创建、双拥、社会治安综合治理等目标管理工作形成的文件材料

　1.12.10.1请示、批复等材料（永久）

　1.12.10.2乐竞（中国）、实施方案、报告、总结等材料（30年）

　1.13组织人事

　1.13.1本机关机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）

　1.13.2人事工作制度、规定、办法等文件

　1.13.2.1本机关制定的（30年）

　1.13.2.2上级机关或同级机关制发的（10年)

　1.13.3本机关工作人员任免文件（永久）

　1.13.4本机关职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）

　1.13.5本机关职工名册（永久）

　1.13.6本机关人事考核、职称评审工作文件材料（永久）

　1.13.7本机关职工调动工作的行政、工资关系的介绍信及存根（永久）

　1.13.8本机关及工作人员被上级机关评为先进单位、先进工作者的文件材料

　1.13.8.1受县级（含）以上表彰的、奖励的（永久）

　1.13.8.2受县级以下表彰、奖励的（30年）

　1.13.9本机关及工作人员被同级机关评为先进单位、先进工作者的文件材料

　1.13.9.1系统或行业综合性的（永久）

　1.13.9.2系统或行业管理评比性的（30年）

　1.13.9.3本机关组织开展的对机关内部进行表彰奖励的（30年）

　1.13.10对本机关有关人员的处分材料

　1.13.10.1受到警告（不含）以上处分的（永久）

　1.13.10.2受到警告以下处分的（30年）

　1.13.11人事教育、培训

　1.13.11.1本机关组织举办的教育、培训等文件材料（永久）

　1.13.11.2本机关职工参加上级主管部门组织的教育、培训等文件材料（10年)

　1.14本机关组织的妇女联谊与对外交往活动中形成的文件材料1.14.1重要的（永久）

　1.14.2一般的（30年）

　2.宣传部

　2.1 本机关组织开展市“三八”红旗手、“三八”红旗集体评选表彰的通知、名册、事迹、决定等文件材料（永久）

　2.2 本机关组织开展“五好文明家庭”创建活动和家庭美德建设的相关文件材料

　2.2.1重要的（永久）

　2.2.2一般的（30年）

　2.3 本机关宣传党的路线方针政策、马克思主义妇女观和男女平等思想的文件材料

　2.3.1重要的（永久）

　2.3.2一般的（30年）

　2.4本机关宣传各条战线妇女先进典型的文件材料

　2.4.1重要的（永久）

　2.4.2一般的（30年）

　2.5 本机关指导全市妇联系统新闻宣传工作的相关文件

　2.5.1重要的（永久）

　2.5.2一般的（30年）

　2.6本机关开展精神文明创建活动的相关文件资料

　2.6.1重要的（永久）

　2.6.2一般的（30年）

　2.7开展双拥工作的相关材料

　2.7.1重要的（永久）

　2.7.2一般的（30年）

　2.8本机关开展的有关妇女思想状况等方面的调研材料

　2.8.1重要的（永久）

　2.8.2一般的（30年）

　2.9上级机关制发的妇女宣传工作的文件材料

　2.9.1重要的（永久）

　2.9.2一般的（10年)

　3.权益部

　3.1本机关处理妇女群众来信来访的文件材料

　3.1.1有领导重要批示和处理结果的（永久）

　3.1.2其他有处理结果的文件材料（30年）

　3.2本机关为受害妇女提供法律援助和社会服务的相关材料

　3.2.1重要的（永久）

　3.2.2一般的（30年）

　3.3本机关代上级机关起草并被采用的有关维护妇女权益政策性文件的最后草稿（30年）

　3.4本机关组织（参与）的有关普法工作的文件材料

　3.4.1重要的（永久）

　3.4.2一般的（30年）

　3.5本机关指导、推动各级妇联依法维护妇女儿童合法权益工作的相关材料

　3.5.1重要的（永久）

　3.5.2一般的（30年）

　3.6本机关有关妇女维权工作开展情况的调研材料

　3.6.1重要的（永久）

　3.6.2一般的（30年）

　3.7上级机关制发的维护妇女儿童合法权益的文件材料

　3.7.1重要的（永久）

　3.7.2一般的（10年)

　4.妇女发展部

　4.1本机关开展“双学双比”、“巾帼建功”活动的相关文件材料

　4.1.1重要的（永久）

　1.2一般的（30年）

　4.2本机关动员、组织妇女参与经济建设和社会发展的相关文件材料

　4.2.1重要的（永久）

　4.2.2一般的（30年）

　4.3本机关组织开展妇女文化科技培训和职业技能培训的相关文件材料

　4.3.1重要的（永久）

　4.3.2一般的（30年）

　4.4本机关促进妇女广泛平等就业的相关文件材料

　4.4.1重要的（永久）

　4．2一般的（30年）

　4.5本机关组织妇女参与扶贫、生态建设等合作项目的文件材料

　4.5.1重要的（30年）

　4.5.2一般的（10年)

　4.6本机关有关妇女创业发展状况调研的材料（10年)

　4.7女企业家协会工作中形成的文件材料

　4.7.1协会换届选举、发展会员文件（永久）

　4.7.2年会文件（30年）

　4.7.3其他一般性文件材料（10年)

　4.8上级机关制发的妇女参与经济建设和社会发展的文件材料

　4.8.1重要的（永久）

　4.8.2一般的（10年)

　5.儿童工作部

　5.1本机关开展女童工作，实施“春蕾计划”的文件材料

　5.1.1重要的（永久）

　5.1.2一般的（30年）

　5.2本机关协调、服务家庭教育工作的文件材料（30年）

　5.3本机关参与推进儿童校外教育，推动全社会为儿童的健康成长创造良好的社会环境的相关文件材料（10年)

　5.4本机关指导妇联系统自办园所及妇女儿童活动阵地工作的文件材料（30年）

　5.5上级机关制发的儿童工作的文件材料

　5.5.1重要的（永久）

　5.5.2一般的（10年)

　6.妇女儿童工作委员会办公室

　6.1协调有关部门实施全市妇女、儿童发展两个规划，开展监测评估工作的文件材料

　6.1.1发展规划，监测评估的意见等综合性的文件材料（永久）

　6.1.2年度乐竞（中国）、总结等材料（30年）

　6.1.3一般活动的总结等材料（10年)

　6.2协助政府推动全市妇女儿童事业的发展，保障妇女儿童合法权益的文件材料

　6.2.1重要的（永久）

　6.2.2一般的（30年）

　6.3监督、检查有关维护妇女儿童合法权益法律法规执行情况的文件材料

　6.3.1重要的（永久）

　6.3.2一般的（30年）

　6.4承办市政府交办的有关妇女儿童方面规范性文件的制定工作并被采用的最后草稿（30年）

　6.5妇女儿童工作委员会日常工作中形成的文件材料（30年）

　附件3

　柳州市妇女联合会档案交接登记表

　移交部门： 移交时间： 年 月 日

　序号

　题 名

　年度

　文号或图号

　页数

　保管期限

　备注

　移交人签名：? ? 部门负责人签名： 分管领导签名： 接收人签名：

　附件4

　柳州市妇女联合会档案查询（借阅）申请表

　申请单位

　申请人

　申请时间

　? 年　月　日

　查询目的?

　档案名称

　查询内容

　分管领导意见

　 签名： 年　月　日

　主要领导意见

　 ? 签名： 年　月　日

　复印内容

　附件5

　柳州市妇女联合会档案查询（借阅）登记表?

　序号

　日期

　档号

　题 名

　借阅部门

　借阅人签字

　归还日期

　备注

　附件6

　柳州市妇女联合会档案利用效果登记表

　利用日期

　 年 月 日

　利用部门

　利用者

　档号

　主

　要

　内

　容

　用

　途

　利

　用

　效

　果

　附件7

　柳州市妇女联合会档案销毁清册

　批准人： 编制部门：

　序号

　题名

　年度

　档号

　卷内文件

　原期限

　已保管

　期限

　备注

　件数

　页数

　编制部门负责人： 编制人： 监销人：