办公室管理办法及制度

　 办公室管理办法及制度

　一、印章管理办法

　项目经理部的印章是公司重要无形资产，它既是经理部行使政令的权利标志，又是企业在市场经济条件下承担法律和经济责任的信记。为加强项目经理部印章的保管和使用，严肃政纪，维护企业利益，特制定本办法。

　印章的制发、启用

　印章的刻制、启用，采用下管一级的原则。

　印章制成后，由上一级行文发启用通知，并将印章下发使用单位、部门，通知下发后，使用单位方可使用。

　经理部不得私自出据证明，供其他单位或个人刻制印章。

　印章的保管

　印章的保管由项目总经理、项目常务副总经理设专人保管。职能部门的印章由部门负责人保管。

　印章保管人员必须坚持原则，责任心强，具有保密观念。

　印章管理人员必须保证印章的正常、准确使用和存放安全，防止印章的滥用、盗用和遗失。

　印章的使用

　公文经主管领导签发成文后用印。

　合同、契约、约定、授权书等据有法律责任的重要文函，以及证件、申请表、各类报表等用印必须经项目总经理或项目常务副总经理批准。

　各类便函、介绍信、证明信等一般日常事务用印，由综合办公室负责人批准，重要事项须由项目总经理或项目常务副总经理批准。

　办公室建立用印登记薄，严格履行用印批准手续，用印前须审阅用印内容，不得盲目盖印。公文应保留领导人签批的原件；合同契约等应保留一份文本归档；授权书、便函、介绍信等留有存根，存根与发出件内容必须一致；不需留存根的资料的要如实记载用印情况。

　禁在未经项目总经理或项目常务副总经理签字的各类合同、协议书、以及空白介绍信及空白纸上盖印章。确属特殊情况，必须由项目总经理或项目常务副总经理审批并履行登记手续。经办人妥善保管，未使用的盖有印章的空白信函纸应及时交回印章保管人员。

　盖印。各类公章使用时必须盖在有文字处，如落款名称、日期、签署意见、负责人签字等，不得在空白处盖印。

　印章的停用

　项目经理部工程竣工结算结束或印模式样改变、印章磨损、丢失等情况下，应停止使用。

　印章停止使用时由项目经理部提出申请，经制发、启用部门核实后，将废止的印章即使送交制发单位。丢失的印章应在必要的范围内通知作废。

　违反以上规定使用印章者，根据情节轻重和后果，给予必要的处分，直至追究法律责任。

　本办法自公布之日起执行。

　二、行政公文处理办法

　第一章 总则

　为提高工作效率，使公文处理工作规范化、科学化，特制定本办法。

　经理部公文是企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　公文处理应当坚持实事求是、简洁高效的原则，做到及时、准确、安全。

　本办法适用于本项目经理部。

　各部门要努力提高公文处理工作的效率和质量，严格执行国家保密法律和其他规定，确保国家以及和企业有关的秘密的安全。

　 公文的种类

　 公文的种类主要有：

　决定

　适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，惩奖有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。

　通知

　适用于发布规章制度，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　（三） 通报

　适用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　报告

　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

　请示

　适用于向上级机关请示、批准。

　批复

　适用于答复下级单位的请示事项。

　意见

　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　函

　适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　会议纪要

　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　 公文格式

　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　涉及国家机密和公司机密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、机密级公文还应当标明份数序号。

　紧急公文应当根据紧急程度分别表明“特急”、“急件”。

　上行文应当在乐竞发文字号右侧注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类，一般应当标明发文单位。

　主送单位是指公文的受理单位，应使用全称和规范化简称、统称。除普发性文件外，公文一般只能有一主送单位。应该根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送。

　附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充和参考。公文如有附件（不包括被批件、报送件），应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转和转发的文件，也是公文的附件，应随同下发，但不必标明“附件”字样。

　公文除“会议纪要”外，应当加盖公章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应该加盖公章。

　成文的日期以领导人签发的日期或会议通过日期为准。联合行文，以最后签发单位领导的签发日期为准。年月日要完整，不能省略。

　公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号说明。

　公文应当标明主题词（见附件一）。上行文按照上级单位的要求标明主题词。

　（十一）抄送单位是指除主送单位外需要执行和知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　（十二）文字从左至右横写、横排。

　第十一条 公文中各组成部分的标识规则参见附件二。

　第十二条 公文纸采用国际标准A4型，左侧装订。

　 行文规则

　第十三条 行文应当确有必要，注重效用。

　第十四条 各单位的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　第十五条 向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。

　第十六条 凡是向上级机关请示和批准的函件，一律使用“请示”文种。请示应当一文一事，一项请示只限一个问题，以便上级主管部门迅速决策，即使批复；不得把两个或两个以上互相没有关系的问题放在一项请示中；工作请示要按级请示，不得越级请示，特殊情况越级请示，必须同时抄送直接主管部门，一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其他单位协助或知晓的事项，应当用抄送的形式。主送单位收到请示后，负责牵头办理或会签其他部门后批复。

　“报告”不得夹带请示事项。

　 发文办理

　第十七条 发文办理指以项目经理部名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　第十八条 草拟公文应当做到：

　符合国家的方针、政策和法规以及经理部的有关规定。

　情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。

　公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定。

　拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。

　结构层次序号数，第一层为“一、”，第二层为“1。”，第三层为“（1）。

　必须使用国家法定计量单位。

　文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国家组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注名准确的中文译名。

　公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　第十九条 发文审核是指对送领导签发的文稿所做的全面审核和修正。

　主办部门领导审核，重点审核发文所述事项情况是否属实，文字表达与所办公文原意是否符合，观点是否正确，条理是否清楚，技术术语是否标准。对与质量体系有关的发文，应确定为受控文件，在发文稿纸版头的括号中标注“受控”字样。

　领导核签，重点审核行文内容是否符合国家法律、法规、方针、政策和有关规定，以及与公司的决定是否一致。

　第二十条 拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报领导协调或裁定。

　 收文办理

　第二十一条 收文办理是指对收到公文的办理过程，收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　第二十二条 签收公文应逐件清点，如发现问题，应当及时想发文单位查询，并采取相应的处理办法。

　第二十三条 登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、来文日期、收文编号等逐项填写清楚。一般事务性来文可视情况确定是否登记。

　第二十四条 收到下级上报的需要办理的公文，要进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范等。

　 分办公文，应当分清主次缓急，分清阅件与办件，优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文。凡送部门分办的公文，应及时办理，需请示领导的事项，应当先提出处理意见后在请示；主送各部门的公文，由主送部门承办，相关部门积极协力。

　第二十五条 紧急公文应当明确办理期限。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。要做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点办，一般公文定期催办。

　 公文归档

　第二十六条 公文完成后，应及时整理（立卷）、归档。竣工文件材料、工程照片、影象资料要及时完整归档。

　第二十七条 归档范围内的公文，应当根据其相互的联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档的公文完整、齐全。

　第二十八条 联合办理的公文，原件由主办部门真理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

　 公文管理

　第二十九条 公文的翻印应由各部门领导同意方可翻印。

　第三十条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公章。

　第三十一条 公文被撤消，视作自始不不产生效力；公文被废止，视作公文自废止之日起不产生效力。

　第三十二条 不具备归档和查存价值的公文及资料，经过有关部门的鉴别和总经理的批准，可以销毁。销毁秘密公文应当由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

　 附则

　第三十三条 本办法由综合办公室负责解释。

　第三十四条 本办法自公布之日实行。

　三、车辆使用管理办法、制度及规定

　 一、车辆使用管理办法

　第一条 为加强项目经理部指挥车辆的管理，合理有效的使用指挥车辆，避免重复派车，减少项目管理费用开支，保证车辆的正常运转，制定本办法。

　第二条 一般情况下，车辆使用人应当提前半天向综合办公室提出申请，说明要去的目的地，用车时间、返回时间、同行人数等，由综合办公室统一考虑安排车辆。

　第三条 车辆使用人到项目所在地以外地方出差，需自带车辆的，车辆使用人须填写派车单，经综合办公室及项目领导批准后方可以使用车辆，任务完成后，车辆使用人将派车单交回综合办公室保存。

　第四条 司机（驾驶者）给车辆加油应该到项目指定的加油站，加油后在加油登记本上签字，不支付现金。每月底由财务部与加油站结算，并开据发票，统一报销。

　第五条 司机（驾驶者）每天在出车前对车辆关键部位进行自检，发现异常情况及时向综合办公室汇报。

　第六条 司机（驾驶者）每天要对车体及车内进行清洁，保持车体干净，车内卫生；在行驶过程中，要注意爱惜车辆，不得野蛮行驶。

　第七条 在冬季，司机（驾驶者）在出车前要提前发动车辆，对车进行预热，行驶时做到不挣不抢，安全驾驶。

　第八条 车辆须维修和保养时，司机（驾驶者）应提前5天向综合办公室提出申请，申请时需说明维修保养的项目，维修保养地点和大概的费用，待综合办公室和项目领导同意后方可以进行；对需要及时维修的情况，司机（驾驶者）及时报告综合办公室和项目领导；维修保养替换下的部件要交回综合办公室。

　本办法自公布之日起施行。

　二、车辆日常管理制度

　 1、本着“安全第一，保障工作，遵章守法”的原则制定本规定。

　 2、认真履行好驾驶员职责，对个人所驾驶的车辆做到车容整洁、勤检查、勤保养、确保车况良好，提高车辆完好率，作好防盗工作。

　 3、严格遵守派车制度，认真按程序要求出车，杜绝出私车，严禁带故障上路，严禁将车辆交给非驾驶员驾驶。

　 4、出车途中要求严格执行《交通安全法》确保行车安全，不开赌气车，不开英雄车。

　 5、各驾驶员对所派工作应做到“认真、负责、坚持原则”，顺利完成好各项工作任务，如遇发生特殊情况应及时请示，报告队长或项目部领导，以确保项目部的工作能正常运行。

　三、派车程序及回场规定

　 1、驾驶员应服从办公室及车队队长的工作安排，配合好各用车部门，做好服务工作。

　 2、派车程序：

　 （1）、各用车部门于当日早会期间，向办公室提出用车要求。

　 （2）、办公室根据各部门用车情况，填好派车单交车队长。

　 （3）、车队视用车部门要求，合理安排好车辆予以保障。

　 （4）、驾驶员接到派车任务后到车队处领取派车单、油卡、车辆出勤册，方可出车。

　 3、回场规定

　（1）、将车停放到规定位置。

　（2）、填写好车辆出勤册，检查车辆。

　（3）、清点好随车物品并向车队长报告。

　 4、遇特殊情况可越级或省略以上程序，但事后须向办公室或车队长汇报情况，否则按私自出车处理。

　四、办公用品管理规定

　为进一步规范经理部日常工作，严格控制各项费用的开支，保证经理部工作顺利有序地运行，特制定本规定：

　办公设备的管理：每个办公室领取的办公设备（如电脑、打印机等）应明确固定的使用人或管理人，保证设备的正常使用，如出现非正常损坏，责任人承担维修费用，如出现非正常报废，责任人支付一定的赔偿费用

　办公耗材的管理：各部门所需消耗物品如纸张、笔黑、文件夹（盒）、胶卷、装订器材等由各部门在每月底前根据需要计划，报项目经理审批同意后，由行政办公室统一汇总需用量、采购，财务部门验收，由综合部保管。每月初各部门按报批的需用计划签字领取。未经有关领导事先批准，各部门如自行采购办公用品等费用自理。

　大额（金额超过100元）办公用品要求先报单列计划经项目经理审批后方可购置，发票报销时应附上审批单，否则发生费用自理。

　上述办公设备及消耗性物品报销应按物资管理的报销方式进行采购、验收、记帐、领用，凭领用单汇总报销。

　本规定自下发之日起执行。

　五、发放劳保用品管理规定

　为了搞好经理部职工的生活管理，结合本经理部的实际情况，特制定本规定：

　经理部职工每月发放洗衣粉1袋、香皂和肥皂各1块、、卫生纸2卷。

　每两个月发放洗发水一瓶（单价不超过25元/瓶）、牙刷一个、牙膏1盒。

　每半年发放毛巾一条。

　以上劳保用品于每月初统一到综合办公室领取，限额领用，一律不得提前或多领取。

　上述劳保用品报销应按物资管理的报销方式进行定量采购、验收、记帐、领用，凭领用单汇总报销，一律不得留有库存。

　冬休期间享受冬休的职工一律不得发放劳保用品。

　本规定自下发之日起执行。